Накладна.

Вступ

Waybill – це рішення для обліку роботи водіїв, яке допомагає компаніям оптимізувати свої операції шляхом відстеження дорожніх листів, поїздок і витрат транспортних засобів. Цей документ містить огляд ключових функцій програми та інструкції щодо її використання.

Особливості

  • Управління накладними: Створюйте, відстежуйте та закривайте накладні.
  • Журнал поїздок: Початок, оновлення та завершення подорожей.
  • Відстеження витрат: Реєструйте витрати, пов’язані з автомобілем, включаючи паливо, паркування та технічне обслуговування.
  • Деталі перетину кордону: Задокументуйте перетин кордону та повернення на відповідність вимогам.
  • Відстеження одометра та палива: Реєструйте пробіг і витрату пального.

1. Управління накладними

Подорожні листи в OnTrack Go діють як цифровий запис про використання транспортного засобу. Користувачі можуть створювати та керувати шляховими листами для кожної поїздки.

Створення накладної

  1. Відкрийте розділ Накладні.
  2. Натисніть кнопку плюс (+), щоб створити нову накладну.
  3. Заповніть наступні дані:
    • Дата та час початку
    • Дата та час фінішу (необов’язково)
    • Інформація про водія
    • Номерний знак транспортного засобу
    • Початок зчитування показань одометра

Для міжнародних поїздок, за необхідності, слід записати дані про перетин кордону.

Додавання запису про перетин кордону

  1. У накладній розгорніть розділ Перетин кордону.
  2. Натисніть Додати перетин кордону.
  3. Заходьте:
    • Місцезнаходження
    • Дата та час
    • Повернутися до інформації про країну походження (якщо застосовно)
  4. Натисніть ” Зберегти“.

Редагування або закриття накладної

  • Щоб відредагувати накладну, торкніться відкритого запису і змініть необхідні поля.
  • Щоб закрити накладну, виберіть її і натисніть Закрити накладну після завершення всіх поїздок.

2. Реєстрація поїздок

Поїздки – це записи про рух транспортного засобу, прив’язані до дорожнього листа.

Початок подорожі

  1. Перейдіть до накладної та відкрийте її.
  2. Натисніть Додати нову поїздку.
  3. Заповніть наступні дані:
    • Дата та час початку
    • Місце старту
    • Показання одометра
    • Рівень пального
    • Вага
  4. Торкніться ” Почати подорож“.

Оновлення або завершення подорожі

  • Відкрийте запис про поїздку і введіть дату і час фінішу.
  • Додайте остаточні показники одометра, рівень пального та вагу.
  • Торкніться Завершити подорож.

3. Відстеження витрат

Користувачі можуть реєструвати витрати, пов’язані з використанням автомобіля, такі як паливо, дорожні збори та технічне обслуговування.

Додавання нових витрат

  1. Відкрийте накладну і перейдіть до розділу Витрати.
  2. Натисніть Додати нову витрату.
  3. Заповніть наступні дані:
    • Дата
    • Місцезнаходження
    • Тип витрат (паливо, парковка, готель тощо)
    • Сума та валюта
    • Спосіб оплати
  4. За бажанням, завантажте квитанцію/фотографію для документації.
  5. Натисніть Зберегти витрати.

Щоб отримати вихідну накладну, перейдіть на платформу TT2, яка надає систему звітності для вилучення та управління закритими накладними. Перш ніж завершити роботу з накладною, важливо переконатися, що початкові та кінцеві дані повністю зафіксовані.

Формування звіту про накладну в ТТ2

  1. Перейдіть до розділу Звіти.
  2. Виберіть Звіт про накладні у випадаючому меню.
  3. Виберіть діапазон дат для звіту.
  4. Виберіть водіїв, для яких потрібен звіт.
  5. Налаштуйте список стовпців:
    • Місце початку подорожі, місце закінчення подорожі, пробіг на початку/кінці, рівень палива, водій, вага тощо.
  6. (Необов’язково) Увімкніть Показувати витрати, щоб відображати деталі витрат.
  7. Натисніть кнопку Створити, щоб створити звіт.